Am 1. Januar 2025 wurde die elektronische Rechnung für nationale B2B-Transaktionen eingeführt. E-Rechnungen sind Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnungen. Damit werden Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zur Ausnahme.
Ihre Eingangsrechnungen werden automatisiert aufbereitet und validiert – und nach der Prüfung und Verbuchung rechtskonform archiviert.
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In der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt werden E-Rechnungen immer wichtiger. Die gute Nachricht für Sie:
Vieles wird dadurch einfacher.
Automatisiertes Einlesen von Rechnungsdaten ermöglicht einen reibungslosen Prozess – von Empfang bis Buchführung.
Der Wegfall manueller Dateneingaben und Prozesse schafft unternehmerische Freiheiten.
Keine manuellen Tippfehler mehr und eine vollständige Inhaltserkennung steigern die Qualität Ihrer Buchführung.
Reduktion von Ausgaben für Papier, Porto, Druck und Archivierung.
Dezentrale Bearbeitung und flexible Arbeitsweisen erleichtern die Zusammenarbeit.
Schnellere Rechnungsbearbeitung ermöglicht Skontoabzüge und verbessert Zahlungseingänge.
Rechnungen werden heute oft elektronisch verschickt, z. B. als PDF per E-Mail, direkt aus dem Warenwirtschaftssystem.
Für eine E-Rechnung reicht jedoch die elektronische Übermittlung allein nicht aus – sie muss zudem in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) vorliegen.
Ab dem 1. Januar 2025 gelten Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, als „sonstige Rechnungen“. Dazu zählen Papierbelege sowie unstrukturierte Dateien wie einfache PDFs, Bilddateien oder E-Mails.
Bei Pflicht zur E-Rechnung hat das strukturierte Format immer Vorrang vor bisherigen Bilddateien.
Rechnungen werden heute oft elektronisch verschickt, z. B. als PDF per E-Mail, direkt aus dem Warenwirtschaftssystem.
Ob Sie als Unternehmer ab 2025 tatsächlich Ihre Leistungen mittels E-Rechnung abrechnen oder nicht, liegt aktuell für eine bestimmte Zeit noch in Ihrem Ermessen. Denn hier hat der Gesetzgeber eine Übergangsregelung zur Einführung der E-Rechnung geschaffen, die den Umstieg bis 2028 etwas sanfter gestalten soll. Und es gibt auch einige wenige Ausnahmen von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen.
Ab dem 1. Januar 2025 gelten Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, als „sonstige Rechnungen“. Dazu zählen Papierbelege sowie unstrukturierte Dateien wie einfache PDFs, Bilddateien oder E-Mails.
Bei Pflicht zur E-Rechnung hat das strukturierte Format immer Vorrang vor bisherigen Bilddateien.
Die neuen Regelungen für E-Rechnungen sind im Umsatzsteuergesetz geregelt und gelten grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Dabei ist zwischen der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen und zur Ausstellung von E-Rechnungen zu unterscheiden. Bis Ende 2027 gibt es noch eine Reihe von Übergangsregelungen.
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