Erste Schritte:
Registrierung & Stammdaten
Benutzer hinzufügen
Bankkonten anbinden
E-Mail Anlieferung
Banking & Rechnungen
Rechnungen hochladen
Rechnungen importieren
Rechnung bearbeiten
Rechnungen bezahlen
Kasse importieren
Kasse bearbeiten
Andere Funktionen
Filtern in capitain.io
Status an Bankumsätzen
Gelöschte Rechnungen
Häufig gestellte Fragen
Rechnungen
capitain.io erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, wodurch der E-Rechnungsempfang und die Verarbeitung ab dem 1. Januar 2025 möglich ist. Wir bieten Unterstützung sowohl für ZUGFeRD-Rechnungen als auch für XRechnungen (inkl. bildliche Aufbereitung der XML-Daten bei der Rechnungsprüfung). Rechnungsschreiben und Versenden wird ab Q2/2025 möglich sein.
Bis Ende 2026 ist es möglich, Papierrechnungen und PDF-Formate mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zu verwenden. Diese Übergangsregelung erleichtert Unternehmen die Anpassung an die neuen Anforderungen.
Bei einer PDF-Rechnung handelt es sich um eine rein bildlich dargestellte Rechnung, die keine strukturierten Daten enthält und daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist per Definition eine „sonstige Rechnung“.
Betroffen sind alle im Inland ansässigen Unternehmen mit ihren steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, die Waren oder Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmen verkaufen oder erbringen. Nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen bzw. Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrkarten.
Rechnungen können manuell hochgeladen werden in der App und auch im Browser. Sie können aber auch Ihre Rechnungen per E-Mail anliefern. Im Bereich Einstellungen befindet sich der Abschnitt E-Mail-Anlieferung. Hier können Sie sich eine E-Mail definieren und dahin alle Rechnungen schicken. Zudem können Sie auch im Bereich Anbindungen Ihr Rechnungssystem anbinden.
Capitain.io erkennt Sender und Empfänger einer Rechnung und kann das mit den Daten im Bereich Einstellungen abgleichen. Je besser Sie also Ihre Unternehmensdaten im Bereich Einstellungen gepflegt haben, desto besser kann capitain.io die Rechnungen einordnen.
Zum einen erkennt capitain.io, ob auf einer Rechnung geschrieben steht, dass diese Rechnung be-reits bezahlt ist per Kreditkarte oder Paypal oder bar, etc. Zudem können Sie in den Partnerstamm-daten an dem Lieferanten hinterlegen, ob Sie mit ihm eine Lastschriftvereinbarung haben oder eben diese Rechnungen immer bspw. mit der Kreditkarte bezahlen. Dann setzen Sie einfach den Haken bei Lastschrift.
Ja, es gibt verschiedene Möglichkeiten. Im Bereich Rechnungen können die Rechnungen im Status bezahlbar direkt per Klick auf das blaue Statussymbol bezahlt werden. Sie können aber auch mehrere Rechnungen im Status bezahlbar markieren und dann oberhalb der Liste die Funktion Sammelüberweisung auswählen. Dort können Sie sich entscheiden, ob Sie direkt bezahlen möchten oder lieber eine SEPA-Datei erstellen wollen.
Kasse & Bank
Die manuelle Kasse ermöglicht eine GoBD-konforme Kassenführung in capitain.io bspw. für die Bürokasse. Hier können alle Geldein- und -ausgänge eintragen und mit den entsprechenden Rechnungen verknüpft werden.
Der Typ „importiert“ kann genutzt werden, wenn aus der externen vorhandenen Kasse bspw. ein csv-Export vorliegt und dieser auch in capitain.io gesehen und bestenfalls auch mit den dazugehörigen Rechnungen verknüpft werden soll. So sind alle Daten in capitain.io und auf einem Blick. Später wird es auch möglich sein, eine Kasse online anzubinden.
Aktuell können Sie alle Banken, die über den Banking Provider finAPI zur Verfügung stehen, einbinden. Zudem können Sie im Bereich Anbindungen auch Paypal als Bank einbinden.
Wir prüfen bei jedem Import, ob der von finAPI übermittelte Banksaldo mit dem in capitain.io errechneten Saldo übereinstimmt. Sollte dies nicht der Fall sein, bekommen Sie eine Aufgabe und Sie sehen die Differenz. Bitte überprüfen SIe die Banktransaktionen in dem entsprechenden Konto und löschen Sie entweder doppelte Bankumsätze oder fügen Sie über einen csv-Import die fehlenden Bankumsätze hinzu.
Weitere Funktionen
Nein, in dem Bereich E-Mail sind nur die empfangenen E-Mails und deren Status der Verarbeitung und Freigabe sichtbar. Damit sind aber alle empfangenen E-Mails archiviert und ggf. ist auch der Begleittext verfügbar.
Die Archivierung dieser E-Mails für die Anlieferung der Rechnungen ist ein wichtiger Punkt für die Verfahrensdokumentation im Rahmen des ersetzenden Scannens.
Das sind systemische Aufgaben, die capitain.io immer dann erstellt, wenn entweder eine Rechnung nicht korrekt ausgelesen wurde oder eine Abweichung beim Banksaldo festgestellt wurde.
Sobald Sie die Fehler korrigiert haben, verschwinden diese Aufgaben automatisch.